Organizacja Prac Magazynowych

ORGANIZACJA PRAC MAGAZYNOWYCH

Przyjęcie towaru:

Przyjmowanie towarów to faza procesu magazynowego, w której następuje przejmowanie towarów od dostawcy według określonych zasad dostawy. Przebieg procesu rozpoczyna się od odbioru i przyjęcia. Czynności te powinny odbywać się na podstawie specjalnej instrukcji kontroli, zawierającej metodę kontroli, jej zakres, częstotliwość a także wykaz magazynierów, którzy ją przeprowadzają.

Odbiór towaru polega przede wszystkim na:

• Sprawdzeniu towaru pod względem ilościowym (ile dobra nadeszło w jednostkach ustalonych dla niego - mogą to być sztuki, kilogramy, metry itp.),  jak i jakościowym.
•  Sprawdzeniu dokumentów dostawy.
• Segregowanie, sortowanie, przepakowywanie i oznakowanie dostawy zgodnie z ustaloną organizacją pracy magazynu.
• Formowanie i sprawdzanie jednostek ładunkowych zgodnie z wymaganiami technologii składowania. Jeżeli przesyłka zawiera braki, uszkodzenia, osoba upoważniona do odbioru kwituje jej odbiór po uprzednim  sporządzeniu odpowiedniego protokołu.
• Sporządzenie odpowiedniej dokumentacji, związanej z przyjęciem dostawy

Dokumenty przychodu:

• PZ przyjęcie zewnętrzne,
• PW przyjęcie wewnętrzne,
• ZW zwrot wewnętrzny,
• MM przesunięcie międzymagazynowe.

Wydawanie towarów:

            Jest to faza procesu magazynowego, w której następuje przekazanie odbiorcy oferowanych asortymentów towarowych zgodnie z zamówieniem. Obowiązują tutaj podobne zasady jak przy przyjmowaniu towarów do magazynu.

Obejmuje następujące zadania:

• Kontrolę jakościową i ilościową,
• Przyjęcie towarów ze strefy składowej lub ze strefy kompletacji ( strefa kompletacji - miejsce, w którym następuje zestawienie asortymentów zgodnie z zaleceniami wewnętrznymi sporządzonymi na podstawie zamówień odbiorców),
• Segregowanie, pakowanie i znakowanie partii wydań,
• Uformowanie partii wydań do postaci zgodnej z wymogami transportu zewnętrznego,
• Sporządzenie odpowiedniej dokumentacji, związanej z wydaniem dostawy.

Dokumenty rozchodu:

• WZ wydanie na zewnątrz
• RW rozchód wewnętrzny
• MM przesunięcie międzymagazynowe

Ewidencja w magazynie:

 Ewidencja ilościowa powinna być prowadzona dla każdego magazynu oddzielnie, przy czym magazyn jest tutaj jako miejsce składowania materiałów. W ewidencji należy wyodrębnić materiały stanowiące własność obcą od własności przedsiębiorstwa. Należy również wziąć pod uwagę podział materiałów ze względu na te przyjęte do magazynu, jak i te będące w trakcie odbioru.

Zapisy w ewidencji powinny zawierać:

• Dokładne określenie materiału,
• Miejsce składowania materiału,
• Datę przychodu lub rozchodu,
• Ilość przychodu lub rozchodu,
• Pozostałość zapasu.

W magazynie nie mogą znajdować się materiały nie wykazane w ilościowej ewidencji magazynowej, poza tym każdy zapis w tej ewidencji musi być udokumentowany.  Każda operacja materiałami, wpływająca na stan ilościowy w magazynie, musi być stwierdzona dokumentem wewnętrznym, zawierającym wszystkie dane niezbędne do prawidłowego jej ujęcia w ewidencji materiałów i w księgowości.

Wzór kartoteki magazynowej

Struktura organizacji magazynu:

Magazyn stanowiący jednostkę funkcjonalno-organizacyjną może zajmować część budowli, całą budowle lub kilka budowli magazynowych posiadających, obok pól składowych, wydzielone pola przyjęć i wydań. Magazyny różnią się między sobą przede wszystkim: przedmiotem działalności, spełnianymi funkcjami, przynależnością organizacyjną i rodzajem składowanych dóbr.

Występujący w łańcuchu logistycznym magazyn jest elementem generującym określone koszty. Jednym z czynników redukujących je jest założona dla konkretnego magazynu struktura organizacyjna. Pozwala ona na sprawne zarządzanie magazynem. Struktura organizacyjna magazynu powinna umożliwiać efektywne zarządzanie takimi elementami jak:

• Oddana do wykorzystania przestrzeń,
• Wyposażenie,
• Zasoby ludzkie.

Odrębny problem stanowią zapasy. Tutaj organizacja musi zapewniać dbałość przechowalniczą i ewentualne usługi związane z konserwacją, pakowaniem itp.

Tworząc strukturę organizacyjną magazynu, należy brać pod uwagę rolę, jaką dany magazyn ma spełniać. Należy zadać sobie pytanie, czy ma to być jednostka o charakterze buforowym, gromadząca zapasy, czy też pełni funkcje rozdziału na jakimś poziomie.

Magazyn jako samodzielna jednostka organizacyjno-funkcjonalna, w przedsiębiorstwie , aby mógł realizować swoje zadania musi być odpowiednio zorganizowany. Rozumie się przez to wyposażenie magazynu w odpowiednią dokumentację formalizującą tryb jego pracy. Do podstawowych dokumentów należą:

Instrukcja magazynowa – typowa instrukcja magazynowa ujmuje następujące informacje:

• Określenie rodzaj magazynu,
• Określenie zadań,
• Określenie podziału organizacyjnego i funkcjonalnego,
• Określenie zakresu obowiązków pracowników magazynu,
• Ustalenie czynności i zasad postępowania przy przyjmowaniu, przemieszczaniu, składowaniu i wydawaniu dóbr materialnych,
• Określenie sposobu dokumentowania obrotu magazynowego,
• Określenie wymagań przechowalniczych dla składowanych dóbr,
• Określenie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• Określenie zasad zapewnienia bezpieczeństwa przeciwpożarowego.

Regulamin pracy magazynu – obejmuje przede wszystkim informacje  porządkowe dotyczące :

• Godzin pracy magazynu,
• Przerw w pracy,
• Osób uprawnionych do otwierania i zamykania magazynu,
• Osób upoważnionych do dysponowania zasobami składowanymi w magazynie.